Czy inna firma może zapłacić za fakturę? Przekaz i zasady rozliczeń

W polskim systemie prawnym istnieje możliwość, aby inny podmiot gospodarczy opłacił fakturę wystawioną na inny podmiot, jednak taka praktyka wymaga starannego spełnienia wymogów formalnych i świadomości konsekwencji podatkowych.

W polskim prawie fakturę może uregulować firma inna niż nabywca wskazany na dokumencie – pod warunkiem właściwej dokumentacji i zgodności z przepisami podatkowymi.

Nabywca z faktury zawsze pozostaje podmiotem zobowiązanym podatkowo, niezależnie od tego, kto faktycznie wykonał przelew.

Ramy prawne zdolności do regulowania cudzych zobowiązań

Podstawy kodeksu cywilnego i prawo do spłaty zobowiązań

Polskie prawo cywilne liberalnie podchodzi do spłaty wymagalnych zobowiązań pieniężnych przez osoby trzecie. Artykuł 356 § 2 Kodeksu cywilnego stanowi, że wierzyciel nie może odmówić przyjęcia świadczenia od osoby trzeciej, nawet jeśli działa ona bez wiedzy dłużnika.

Wierzyciel (sprzedawca) ma obowiązek przyjąć płatność niezależnie od tego, czy dokonuje jej dłużnik, czy osoba trzecia. Brak zgody dłużnika nie stanowi tu przeszkody, o ile płatność jest prawidłowo zidentyfikowana. Cywilnoprawna dopuszczalność nie przesądza jednak o skutkach podatkowych – te są zdecydowanie bardziej restrykcyjne.

Prawo podatkowe a osobisty charakter zobowiązań podatkowych

O ile prawo cywilne dopuszcza płatność przez podmiot trzeci, o tyle prawo podatkowe akcentuje osobisty charakter zobowiązań podatkowych. Sposób zapłaty nie zmienia relacji podatnik–podatnik: dla celów VAT liczy się formalny nabywca i sprzedawca.

Artykuł 62b Ordynacji podatkowej, odnoszący się do płatności podatków, obrazuje intencję ustawodawcy: członkowie najbliższej rodziny mogą zapłacić podatek bez ograniczeń, natomiast inne podmioty tylko do kwoty 1000 zł na jedną transakcję. W przypadku płatności zwykłych faktur handlowych ten rygor nie obowiązuje, ale konieczna jest poprawna dokumentacja.

Konsekwencje podatkowe i obowiązki rozliczeniowe

Niezmienność statusu nabywcy i obowiązków VAT

VAT i koszty zawsze rozlicza nabywca z faktury, nie płatnik. To nabywca wskazany na fakturze wykazuje podatek należny/ naliczony w swoich rozliczeniach i ponosi konsekwencje podatkowe – bez względu na to, kto faktycznie przelał środki.

Firma trzecia nie ma prawa do odliczenia VAT-u z faktury zapłaconej za inny podmiot ani do ujęcia wydatku w swoich kosztach podatkowych. Prawo do odliczenia przysługuje wyłącznie podmiotowi wskazanemu na fakturze jako nabywca.

Prawo do ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodu

Tylko podmiot wskazany na fakturze może ująć wydatek w kosztach uzyskania przychodu. Jeśli firma A opłaca fakturę wystawioną na firmę B, koszt podatkowy powstaje u B. Każda próba ujęcia takiego wydatku przez A (płatnika) narusza przepisy.

Jeżeli strony chcą prawidłowo rozliczyć ekonomiczny ciężar wydatku, mogą wykorzystać dopuszczalne formy rozliczeń między podmiotami, takie jak:

• refakturowanie wydatku na właściwego beneficjenta,
• pożyczka wraz z rozliczeniem PCC (jeżeli właściwe),
• darowizna z rozliczeniem podatku od spadków i darowizn,
• potrącenie (kompensata) wzajemnych wierzytelności.

Wymogi formalne i dokumentacyjne

Dokumentacja i potwierdzenie zgody stron

Transakcje, w których fakturę opłaca inny podmiot niż nabywca, muszą być odpowiednio udokumentowane. Najbezpieczniej, gdy istnieje pisemne porozumienie lub umowa.

Akceptowalne formy potwierdzenia uzgodnień to m.in.:

• umowa lub aneks do umowy (np. o współpracy),
• nota/porozumienie księgowe,
• korespondencja e-mail z jednoznacznym potwierdzeniem,
• pisemne oświadczenie stron o sposobie rozliczenia.

Najlepszym zabezpieczeniem jest jasna, podpisana umowa określająca role i rozliczenia.

Opis przelewu i tytuł transakcji

Tytuł przelewu powinien jednoznacznie identyfikować fakturę i wskazywać, że płatność jest dokonywana w imieniu innego podmiotu. Warto, aby tytuł zawierał:

• numer i datę faktury,
• nazwę nabywcy z faktury (adresata świadczenia),
• informację, że płatność następuje przez inny podmiot za zgodą stron,
• krótki cel/uzasadnienie (np. rozliczenie w ramach umowy).

Przykład prawidłowego tytułu: „Opłata faktury nr 2025/06/105 wystawionej dla XYZ Sp. z o.o., zapłata przez ABC S.A. za zgodą stron”.

Umowy i pełnomocnictwa

Jeśli takie płatności mają charakter cykliczny, warto wdrożyć formalną umowę regulującą warunki i rozliczenia. Umowa powinna precyzyjnie określać:

• kto i za kogo płaci,
• powód płatności (np. refaktura, sponsoring, pomoc finansowa, pełnomocnictwo),
• sposób rozliczenia (zwrot środków, potrącenie, brak rozliczenia),
• okres obowiązywania i zasady ewidencji.

Alternatywnie można udzielić pełnomocnictwa do regulowania płatności. Pełnomocnictwo powinno zawierać:

• datę, dane mocodawcy i pełnomocnika,
• dokładny zakres upoważnienia,
• formę i termin obowiązywania.

Pełnomocnictwo porządkuje odpowiedzialność, zabezpiecza interesy stron i ułatwia kontrolę skarbową. Dzięki niemu:

• podmiot trzeci działa legalnie jako przedstawiciel płatnika,
• interesy nabywcy i wykonującego przelew są zabezpieczone,
• łatwiej wykazać zgodność działania podczas kontroli.

Mechanizmy rozliczenia między podmiotami

Refakturowanie

Refakturowanie polega na odsprzedaży nabytej usługi/towaru podmiotowi, który faktycznie z niej korzysta, bez ingerencji w cenę i zakres świadczenia. Refaktura powinna odzwierciedlać pierwotny dokument – zarówno co do wartości, jak i stawki VAT.

Kluczowe zasady prawidłowej refaktury:

• brak marży, prowizji i „ulepszeń” świadczenia,
• ta sama podstawa opodatkowania i stawka VAT co na fakturze pierwotnej,
• tożsamość zakresu usługi/towaru z dokumentem źródłowym,
• jasne powiązanie refaktury z fakturą pierwotną.

Przykład: właściciel biura opłaca media i internet, a następnie refakturuje je najemcy na identycznych warunkach jak faktura pierwotna.

Potrącenie wierzytelności

Potrącenie (kompensata) pozwala umorzyć wzajemne długi do wysokości niższej wierzytelności. Może mieć formę jednostronnego oświadczenia (art. 498 KC) lub uzgodnienia umownego.

Potrącenie przez oświadczenie jest możliwe, gdy spełnione są łącznie następujące warunki:

• obie strony są równocześnie względem siebie wierzycielami i dłużnikami,
• przedmiotem są pieniądze lub rzeczy tego samego rodzaju,
• obie wierzytelności są wymagalne,
• wierzytelności mogą być dochodzone przed sądem.

Mechanizm podzielonej płatności (split payment)

Obowiązkowość i przedmiot zastosowania split payment

Mechanizm podzielonej płatności ma znaczenie przy rozliczeniach B2B, zwłaszcza dla towarów i usług z załącznika nr 15 do ustawy o VAT oraz kwot powyżej 15 000 zł. Przepis brzmi:

Art. 108a ust. 1a ustawy o VAT: Przy dokonywaniu płatności za nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy, udokumentowane fakturą, w której kwota należności ogółem przekracza kwotę 15.000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, podatnicy są obowiązani zastosować mechanizm podzielonej płatności.

Split payment dzieli przelew na część netto (na rachunek rozliczeniowy sprzedawcy) i VAT (na subkonto VAT sprzedawcy). Płatnik nie musi znać numeru rachunku VAT – bank dokonuje podziału automatycznie.

Sposób realizacji split payment

W komunikacie przelewu MPP należy wskazać następujące dane:

• kwotę podatku VAT (lub część),
• kwotę brutto sprzedaży (lub część),
• numer faktury,
• NIP dostawcy.

Płatność MPP automatycznie rozdziela kwotę netto i VAT na odpowiednie rachunki sprzedawcy. MPP może być dobrowolny lub obowiązkowy – zależnie od zakresu z załącznika nr 15 i progu 15 000 zł.

Ryzyka i scenariusze niebezpieczne

Brak dokumentacji i związane z nią konsekwencje

Brak umowy/porozumienia, pełnomocnictwa lub choćby korespondencji e-mail to najczęstszy i najgroźniejszy błąd. W razie kontroli trudno będzie wykazać uzasadnienie i dobrowolność płatności.

Przy braku dokumentów fiskus może zakwalifikować płatność jako:

• darowiznę,
• pożyczkę,
• nieuprawnione przeniesienie kosztów,
• element schematu oszustwa podatkowego.

Brak powiązania biznesowego między podmiotami

Jeśli płatnik i nabywca nie mają relacji gospodarczej, transakcja może zostać uznana za podejrzaną. Ryzyko rośnie w branżach wysokiego ryzyka (budownictwo, transport), gdzie organy częściej wszczynają kontrole.

Płatności z kont osób trzecich i potencjalne kwalifikacje podatkowe

Użycie prywatnego konta osoby trzeciej (np. członka rodziny) może wywołać skutki podatkowe – jako darowizna albo pożyczka. Aby uniknąć komplikacji, warto niezwłocznie rozliczyć i zwrócić środki tej osobie.

W przypadku pożyczki powstaje obowiązek PCC: złożenie deklaracji PCC-3 i zapłata 0,5% podatku w ciągu 14 dni od zawarcia umowy.

Fikcyjne świadczenia i puste faktury

Płatności za fikcyjne świadczenia lub „puste” faktury grożą poważnymi sankcjami finansowymi i karnymi. Skutki mogą obejmować:

• kary za udział w oszustwie podatkowym,
• uznanie faktury za pustą,
• utrata prawa do odliczenia VAT,
• odpowiedzialność karną skarbową.

Praktyczne wytyczne i najlepsze praktyki

Procedury wewnętrzne i system zarządzania

Firmy regulujące cudze faktury powinny wdrożyć wewnętrzne procedury zatwierdzania i dokumentowania takich płatności. W procedurach warto zdefiniować:

• wymagane dokumenty przed płatnością (umowy, porozumienia, pełnomocnictwa),
• osoby uprawnione do akceptacji i limitów decyzyjnych,
• standard komunikacji i archiwizacji (e-mail, repozytorium dokumentów),
• wymagane elementy tytułu przelewu i listę dokumentów uzupełniających.

Weryfikacja kontrahentów i biała lista VAT

Przed płatnością zweryfikuj rachunek kontrahenta na białej liście podatników VAT (MF) – szczególnie powyżej 15 000 zł. Brak weryfikacji i przelew na rachunek spoza wykazu może skutkować odpowiedzialnością solidarną za zaległości VAT kontrahenta.

Szybkie i regularne rozliczanie wzajemnych należności

Szybkie rozliczenie zapobiega kwalifikacji jako pożyczka lub darowizna oraz ogranicza ryzyko podatkowe. Najlepiej rozliczać się w tym samym miesiącu obrachunkowym. Typowe sposoby rozliczenia wewnątrz grupy lub między spółkami:

• nota księgowa (rozliczenie wewnątrz grupy),
• przelew zwrotny,
• kompensata (potrącenie) wzajemnych wierzytelności.

W przypadku modelu centralnych płatności (spółka matka opłaca faktury spółek zależnych) niezbędne są regularne rozliczenia i solidna dokumentacja.

Archiwizacja i dokumentacja

Przechowuj pełny pakiet dokumentów – to najlepsza obrona w razie kontroli. Dokumentacja powinna obejmować co najmniej:

• umowy/porozumienia lub noty potwierdzające uzgodnienia,
• potwierdzenia przelewów i wyciągi bankowe,
• potwierdzenia zapłaty od sprzedawcy,
• korespondencję e-mail dotyczącą warunków płatności,
• inne dokumenty powiązane z transakcją.

Okres archiwizacji powinien wynosić co najmniej 5 lat.

Wnioski i rekomendacje

Główne ustalenia

Zapłata faktury przez inny podmiot niż nabywca jest dopuszczalna – kluczowe są poprawna dokumentacja i zgodność z przepisami VAT.

Zmiana płatnika nie zmienia statusu podatkowego nabywcy: VAT i koszty rozlicza wyłącznie nabywca widniejący na fakturze.

Rekomendacje dla przedsiębiorstw

Przed wdrożeniem takiego modelu rozliczeń zastosuj poniższe zasady:

• dokumentuj nietypowe płatności – przed przelewem przygotuj umowę/porozumienie, notę lub przynajmniej jednoznaczną korespondencję e-mail;
• dbaj o tytuł przelewu – wpisuj numer faktury, dane nabywcy z faktury, informację o płatności przez inny podmiot i podstawę działania;
• weryfikuj kontrahentów na białej liście VAT – szczególnie dla przelewów powyżej 15 000 zł;
• rozliczaj się szybko – dokonuj zwrotów, kompensat lub not księgowych w tym samym okresie rozliczeniowym;
• archiwizuj dokumenty min. 5 lat – przechowuj pełny pakiet dowodowy (umowy, przelewy, potwierdzenia, korespondencję);
• konsultuj się z księgowym/doradcą podatkowym – przy wątpliwościach co do VAT, kosztów i formy rozliczeń.