Terminy wystawienia faktury to jeden z kluczowych elementów systemu VAT w Polsce, regulowany przede wszystkim art. 106i ustawy o VAT. Co do zasady fakturę wystawia się nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy towaru lub wykonania usługi. Równocześnie istnieje wiele wyjątków branżowych oraz możliwość wcześniejszego wystawienia dokumentu. W perspektywie najbliższych lat dodatkowe znaczenie zyskują nowe obowiązki w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
- Ogólna zasada wystawienia faktury – termin do 15. dnia następnego miesiąca
- Wyjątki od ogólnej zasady – terminy wydłużone dla specjalnych branż
- Wystawienie faktury przed realizacją transakcji – granice czasowe
- Faktury zaliczkowe i przedpłaty – specjalne zasady dokumentowania
- Usługi ciągłe i rozliczenia cykliczne – specjalne zasady
- Faktury na żądanie osób fizycznych – specjalne procedury
- Faktury pro forma i ich status
- Zmiana przepisów w 2014 roku – przejście z 7 na 15 dni
- Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i jego wpływ
- Konsekwencje nieprzestrzegania terminów – „puste faktury”
- Praktyczne zastosowanie – przykłady obliczania terminów
- Rola daty wystawienia faktury w systemie VAT
- Korekta faktury – terminy i procedury
Ogólna zasada wystawienia faktury – termin do 15. dnia następnego miesiąca
Podstawowa reguła i jej zastosowanie
Art. 106i ust. 1 ustawy o VAT stanowi, że fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę lub dostarczono towar. Zasada dotyczy standardowych transakcji sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej z VAT oraz transakcji krajowych i międzynarodowych.
Przykładowo: jeśli transakcja zakończyła się 3 stycznia, fakturę wystawia się najpóźniej do 15 lutego; przy sprzedaży z 12 lipca – do 15 sierpnia. Termin do 15. dnia to data maksymalna – fakturę można wystawić wcześniej, nawet tego samego dnia co sprzedaż.
Termin wystawienia a moment powstania obowiązku podatkowego
Termin wystawienia faktury nie zawsze pokrywa się z momentem powstania obowiązku podatkowego (art. 19a ustawy o VAT). W wielu przypadkach obowiązek podatkowy powstaje w chwili dostawy/usługi, ale są ważne wyjątki.
Dla ułatwienia, oto najczęstsze odstępstwa między datą faktury a momentem powstania obowiązku podatkowego:
- Zaliczki – obowiązek podatkowy powstaje w momencie otrzymania zapłaty, niezależnie od daty wystawienia faktury;
- Usługi budowlane/budowlano-montażowe – obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury w ustawowym terminie;
- Media, najem, leasing, telekomunikacja – obowiązek podatkowy powiązany z upływem terminu płatności, nawet gdy faktura nie została wystawiona na czas.
W KSeF datą wystawienia jest data w polu P_1 struktury FA(3), a nie data przesłania dokumentu do systemu. To ta data decyduje o właściwym okresie rozliczeniowym VAT.
Wyjątki od ogólnej zasady – terminy wydłużone dla specjalnych branż
Poniższa tabela porządkuje najważniejsze wyjątki i szczególne terminy wystawiania faktur:
| Kategoria | Termin wystawienia | Uwagi |
|---|---|---|
| Standardowa sprzedaż towarów/usług | do 15. dnia następnego miesiąca | ogólna zasada art. 106i ust. 1 |
| Usługi budowlane/budowlano-montażowe | do 30 dni od wykonania usługi | obowiązek podatkowy z chwilą wystawienia faktury |
| Dostawa książek drukowanych | do 60 dni od dnia wydania towarów | z wyłączeniem map, ulotek i niektórych materiałów |
| Dostawa książek z rozliczeniem zwrotów | do 120 dni od pierwszego dnia wydania | branża wydawnicza – uwzględnia zwroty |
| Gazety, czasopisma, magazyny (druk) | do 60 dni od dnia wydania | analogicznie jak książki drukowane |
| Usługi drukowania (książki/gazety/czasopisma) | do 90 dni od dnia wykonania czynności | złożony proces produkcyjny |
| Opakowania zwrotne – niezwrócone | do 7 dni od terminu zwrotu | jeśli umowa nie określa terminu zwrotu – 60 dni od wydania |
| Media/najem/leasing/telekomunikacja/ochrona/obsługa prawna | nie później niż z upływem terminu płatności | obowiązek podatkowy powiązany z terminem płatności |
Wystawienie faktury przed realizacją transakcji – granice czasowe
Możliwość wystawienia faktury do 60 dni przed dostawą lub wykonaniem usługi
Ustawa pozwala wystawić fakturę nie wcześniej niż 60 dni przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi (art. 106i ust. 7). Rozwiązanie przydatne, gdy klient oczekuje dokumentu z wyprzedzeniem lub tak stanowi umowa.
Praktyczne implikacje wystawienia faktury z wyprzedzeniem
Wystawienie faktury przed zdarzeniem gospodarczym niesie skutki podatkowe. Jeśli na fakturze wykazano VAT, sprzedawca co do zasady ma obowiązek go rozliczyć, nawet gdy transakcja ostatecznie nie dojdzie do skutku.
Wystawiając fakturę z wyprzedzeniem, pamiętaj o trzech kluczowych zasadach:
- Ryzyko „pustej faktury” – w razie braku realizacji transakcji konieczna będzie korekta do zera, aby odzyskać wykazany VAT;
- Korekta lub anulowanie – jeśli dokument nie trafił do obrotu, możesz go anulować; gdy trafił – wystaw korektę zmniejszającą;
- Prawo do odliczenia u nabywcy – nabywca odliczy VAT dopiero, gdy powstanie obowiązek podatkowy z tytułu dostawy/usługi i posiada fakturę.
Faktury zaliczkowe i przedpłaty – specjalne zasady dokumentowania
Termin wystawienia faktury zaliczkowej
Zasada „do 15. dnia kolejnego miesiąca” dotyczy również faktur zaliczkowych dokumentujących otrzymanie całości lub części zapłaty. Obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy powstaje przy otrzymaniu zapłaty.
Wyjątek: gdy otrzymanie zapłaty i wykonanie czynności następują w tym samym miesiącu, faktury zaliczkowej nie trzeba wystawiać – wszystko dokumentuje faktura końcowa (zachowaj jednak szczególne wyjątki branżowe).
Wyjątki od możliwości rezygnacji z faktury zaliczkowej
W niektórych przypadkach rezygnacja z faktury zaliczkowej nie jest dopuszczalna. Dotyczy to sytuacji, gdy przepisy przewidują odrębne terminy (np. budowlanka, książki, druk, opakowania zwrotne).
Najważniejsze reguły dotyczące faktur zaliczkowych warto zapamiętać:
- Obowiązek podatkowy – powstaje w momencie otrzymania zaliczki, a nie w dacie faktury;
- Termin na dokument – wystaw do 15. dnia miesiąca następnego po otrzymaniu wpłaty (chyba że całość transakcji zrealizowano w tym samym miesiącu);
- Szczególne branże – gdy obowiązuje inny termin niż standardowy (np. 30/60/90 dni), fakturę zaliczkową należy wystawić mimo realizacji w tym samym miesiącu;
- Odliczenie u nabywcy – możliwe, gdy powstanie u sprzedawcy obowiązek podatkowy i nabywca posiada fakturę.
Usługi ciągłe i rozliczenia cykliczne – specjalne zasady
Media, usługi najmu i leasing
Fakturę za media, najem, dzierżawę, leasing oraz usługi telekomunikacyjne i radiokomunikacyjne wystawia się najpóźniej z upływem terminu płatności. Jeśli dokument nie zostanie wystawiony, obowiązek podatkowy powstaje i tak w dniu upływu terminu płatności.
Usługi stałej obsługi prawnej i ochrony
Analogiczna reguła dotyczy usług stałej obsługi prawnej i biurowej oraz ochrony osób lub mienia – fakturowanie należy zsynchronizować z umownym terminem płatności.
Faktury na żądanie osób fizycznych – specjalne procedury
Prawo konsumenta do żądania faktury
Sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę na żądanie osoby fizycznej (nieprowadzącej działalności), jeśli żądanie zgłoszono do końca miesiąca transakcji. Po tym terminie fakturę wystawia się w ciągu 15 dni od zgłoszenia.
Żądanie można złożyć do 3 miesięcy od końca miesiąca dostawy/usługi. Brak wystawienia faktury na czas może skutkować karą grzywny do 180 stawek dziennych.
Format danych na fakturze dla osób fizycznych
Na fakturze dla konsumenta nie zamieszcza się numeru PESEL ani NIP – wystarczą podstawowe dane identyfikacyjne (imię i nazwisko, adres) i standardowe elementy faktury.
Faktury pro forma i ich status
Rozróżnienie między fakturą pro forma a fakturą zaliczkową
Pro forma nie jest fakturą księgową – to oferta/przybliżona wycena, nie wywołuje skutków VAT i nie trafia do ewidencji.
Jeśli kontrahent opłaci pro formę, należy wystawić właściwą fakturę (w praktyce: zaliczkową, jeśli dostawa/usługa nastąpi w innym miesiącu), a po realizacji – fakturę końcową.
Praktyczne przykłady fakturowania po pro formie
Przykład: pro forma z 7 marca została opłacona tego samego dnia, a usługa zaplanowana na czerwiec. W takiej sytuacji wystawia się fakturę zaliczkową do 15 kwietnia, a po wykonaniu usługi – fakturę końcową do 15 lipca.
Zmiana przepisów w 2014 roku – przejście z 7 na 15 dni
Historyczny kontekst i przyczyny zmian
Do 2013 r. przedsiębiorcy mieli 7 dni na wystawienie faktury. Od 2014 r. termin wydłużono do 15 dni, dostosowując polskie przepisy do standardów UE i praktyki biznesowej.
W obiegu wciąż można znaleźć nieaktualne informacje o 7-dniowym terminie, dlatego warto weryfikować źródła i zawsze opierać się na obecnie obowiązujących przepisach.
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i jego wpływ
Harmonogram wdrożenia KSeF i obowiązki wystawców
KSeF stanie się obowiązkowy etapami w 2026 r. Przedsiębiorcy z wartością sprzedaży powyżej 200 mln zł w 2024 r. będą zobowiązani do korzystania z KSeF od 1 lutego 2026 r., a pozostali od 1 kwietnia 2026 r.
Odbieranie faktur przez KSeF będzie obowiązkowe od 1 lutego 2026 r. dla wszystkich, co przyspieszy cyfryzację obiegu dokumentów.
Zwolnienia z obowiązku KSeF i limity przejściowe
Do końca 2026 r. przewidziano ułatwienia dla części podatników. Jeśli łączna wartość sprzedaży brutto z faktur w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł, możliwe będzie wystawianie faktur elektronicznych lub papierowych poza KSeF. Dotyczy to również sprzedaży ewidencjonowanej na kasach, gdzie paragony do 450 zł mogą pełnić funkcję faktur.
Limit 10 000 zł liczy się według daty wystawienia faktury, a nie daty powstania obowiązku podatkowego – ma to znaczenie przy planowaniu dat dokumentów (np. przy fakturach zaliczkowych na przełomie miesięcy).
Jakie faktury nie są uwzględniane w limicie KSeF
Do miesięcznego limitu 10 000 zł nie wliczają się następujące dokumenty i sprzedaże:
- faktury konsumenckie – wystawiane osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej;
- paragony fiskalne – w tym uznawane za faktury uproszczone do 450 zł;
- sprzedaż z raportów kasowych i sprzedaż bez dokumentu – transakcje niewykazane oddzielną fakturą.
Wliczają się natomiast wszystkie faktury B2B oraz faktury wystawione na żądanie osób fizycznych przekazywane przez KSeF.
Konsekwencje nieprzestrzegania terminów – „puste faktury”
Definicja i skutki pustej faktury
„Pusta faktura” to dokument, który nie odzwierciedla rzeczywistej dostawy lub usługi. Powstaje m.in. wtedy, gdy wystawiono fakturę przed transakcją, a ta ostatecznie nie nastąpiła i dokumentu nie skorygowano.
VAT wykazany na pustej fakturze należy zapłacić niezależnie od tego, czy transakcja się wydarzyła (art. 108 ustawy o VAT). To jeden z najpoważniejszych błędów w obszarze fakturowania.
Możliwości naprawy i sankcje
Jeśli faktura nie trafiła do obrotu – można ją anulować. Jeżeli trafiła – konieczne jest wystawienie faktury korygującej do zera.
Naruszenia grożą sankcjami z art. 62 KKS (grzywna do 180 stawek dziennych), a przy działaniach umyślnych możliwe jest zastosowanie art. 271 Kodeksu karnego (kara pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat).
Konsekwencje dla nabywcy pustej faktury
Nabywca nie ma prawa do odliczenia VAT z pustej faktury. Jeśli odliczenia dokonano, należy skorygować rejestry i zapłacić różnicę wraz z odsetkami.
Praktyczne zastosowanie – przykłady obliczania terminów
Dla szybkiego odniesienia, poniżej najczęstsze scenariusze i właściwe terminy:
- Sprzedaż 12 lipca 2025 r. – faktura najpóźniej do 15 sierpnia 2025 r.
- Usługa świadczona przez cały lipiec – data sprzedaży 31 lipca, faktura do 15 sierpnia.
- Zaliczka 30% w czerwcu 2025 r., usługa w lipcu – faktura zaliczkowa do 15 lipca; faktura końcowa do 15 sierpnia.
- Usługi budowlane zakończone 15 maja 2025 r. – faktura do 14 czerwca (30 dni); dostawa książek z możliwością zwrotu wydana 1 marca 2025 r. – faktura do 30 maja (120 dni).
Rola daty wystawienia faktury w systemie VAT
Znaczenie daty dla okresów rozliczeniowych
Data wystawienia faktury decyduje o okresie rozliczeniowym VAT (z wyjątkami, m.in. media, usługi ciągłe, zaliczki). W KSeF wiążąca jest data w polu P_1, nawet jeśli dokument przesłano później.
Przykłady z handlem międzynarodowym
Przy transakcjach międzynarodowych dokumenty logistyczne mogą dotrzeć z opóźnieniem. Jeśli fakturę wystawiono z datą 30 września, a przesłano do KSeF 3 października, datą wystawienia na potrzeby VAT pozostaje 30 września.
Korekta faktury – terminy i procedury
Kiedy wystawić fakturę korygującą
Korektę wystawia się przy zwrocie towaru lub niezwłocznie po ujawnieniu błędu. Ustawa nie wskazuje sztywnego terminu, ale obowiązuje granica przedawnienia zobowiązania podatkowego – 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
Zawartość i procedury faktury korygującej
Aby korekta była prawidłowa, powinna zawierać co najmniej następujące elementy:
- numer i datę wystawienia korekty – dla jednoznacznej identyfikacji dokumentu;
- identyfikator KSeF faktury korygowanej – w przypadku faktury ustrukturyzowanej;
- dane faktury pierwotnej – numer, datę i strony transakcji;
- prawidłową treść korygowanych pozycji – w tym zmienioną podstawę opodatkowania i kwoty VAT.
Aby móc obniżyć VAT wynikający z korekty, sprzedawca powinien posiadać dokumentację potwierdzającą warunki korekty (np. datę i wartość zwrotu).