Możliwość wystawienia faktury po transakcji to jeden z filarów polskiego VAT. Przepisy ściśle określają terminy, elementy faktury i moment powstania obowiązku podatkowego. Co do zasady fakturę wystawia się najpóźniej do 15. dnia miesiąca po miesiącu dostawy towaru lub wykonania usługi, przy jednoczesnej możliwości wystawienia faktury z wyprzedzeniem do 60 dni. Od 2026 roku obowiązkowe stanie się e-fakturowanie w KSeF, co zmieni praktykę fakturowania i obiegu dokumentów.
- Podstawowe zasady wystawiania faktur zgodnie z ustawą o VAT
- Przedłużone i wyjątkowe terminy wystawienia faktur
- Możliwość wystawienia faktury przed dokonaniem transakcji
- Konsekwencje wystawienia faktury po terminie
- Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej
- Faktury korygujące i zasady ich wystawiania
- Faktury elektroniczne i system KSeF
- Praktyczne aspekty fakturowania w polskim systemie podatkowym
Dla szybkiej orientacji w najważniejszych zasadach warto zapamiętać:
- termin ogólny – do 15. dnia miesiąca po miesiącu sprzedaży lub otrzymania zaliczki;
- wystawienie z wyprzedzeniem – najwcześniej 60 dni przed dostawą/usługą lub płatnością;
- obowiązek podatkowy – co do zasady z chwilą dokonania dostawy/usługi, a nie w dacie faktury;
- wyjątki – wybrane branże rozliczają VAT w dacie faktury (np. budowlanka, media, najem);
- KSeF – od 1 lutego 2026 r. faktury w strukturze XML FA(3) trafiają do systemu i dopiero wtedy uznaje się je za wystawione.
Podstawowe zasady wystawiania faktur zgodnie z ustawą o VAT
Ogólna reguła terminu wystawienia faktury
Zgodnie z art. 106i ustawy o VAT przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi. Przykład: sprzedaż z dnia 12 marca należy udokumentować do 15 kwietnia.
Jeżeli otrzymano całość lub część zapłaty przed dostawą/usługą, fakturę zaliczkową wystawia się do 15. dnia miesiąca po miesiącu otrzymania zaliczki.
Faktura musi zawierać elementy wskazane w art. 106e ustawy o VAT, w tym datę wystawienia oraz – jeśli jest inna – datę dokonania/zakończenia dostawy lub usługi. Gdy data sprzedaży pokrywa się z datą wystawienia, można pominąć datę sprzedaży.
Moment powstania obowiązku podatkowego niezależnie od daty wystawienia
Zasadniczo (art. 19a ustawy o VAT) obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dostawy towaru lub wykonania usługi – niezależnie od daty faktury. Oznacza to, że VAT należny rozlicza się w okresie, w którym doszło do sprzedaży.
Wybrane kategorie powodują powstanie obowiązku podatkowego w momencie wystawienia faktury. Do najczęstszych należą:
- usługi budowlane i budowlano-montażowe – rozliczenie w dacie faktury;
- dostawy energii – rozliczenie w dacie faktury;
- usługi telekomunikacyjne – rozliczenie w dacie faktury;
- najem, dzierżawa i leasing – rozliczenie w dacie faktury;
- ochrona osób i mienia – rozliczenie w dacie faktury;
- stała obsługa prawna i biurowa – rozliczenie w dacie faktury.
Przedłużone i wyjątkowe terminy wystawienia faktur
Specjalne regulacje i szybka ściągawka terminów
Dla wybranych branż przewidziano odmienne, wydłużone terminy. Poniżej zestawienie najważniejszych wyjątków:
| Kategoria | Termin wystawienia | Podstawa/uwagi |
|---|---|---|
| Usługi budowlane i budowlano-montażowe | do 30 dni od wykonania usługi | wydłużenie ze względu na złożoność rozliczeń |
| Dostawa książek drukowanych (bez map i ulotek) | do 60 dni od wydania towarów | dla umów ze zwrotami wydawnictw – do 120 dni od pierwszego dnia wydania |
| Druk książek, gazet, czasopism i magazynów (bez map i ulotek) | do 90 dni od wykonania czynności | dotyczy także importu usług drukowania (z zastrzeżeniami art. 28b) |
| Opakowania zwrotne objęte kaucją | do 7 dni od umownego dnia zwrotu; gdy brak terminu w umowie – do 60 dni od wydania opakowania | specjalne reguły dla rozliczeń kaucji |
Możliwość wystawienia faktury przed dokonaniem transakcji
Zasada wystawienia faktury z wyprzedzeniem
Artykuł 106i ust. 7 pozwala wystawić fakturę najwcześniej 60 dni przed dostawą, usługą lub otrzymaniem zapłaty. To praktyczne ułatwienie, gdy klient wymaga faktury przed płatnością.
W transakcjach z zaliczką przedsiębiorca wystawia fakturę zaliczkową, a obowiązek podatkowy powstaje w momencie wpływu płatności, nie w dacie faktury.
Wyjątki od zasady wystawienia faktur z wyprzedzeniem
Gdy faktura wskazuje konkretny okres rozliczeniowy uzgodniony z nabywcą (udokumentowane uzgodnienie), możliwe jest większe wyprzedzenie. Przy usługach ciągłych dopuszcza się wcześniejsze fakturowanie pod warunkiem wskazania okresu.
Przykładowo fakturę za usługi lutowe można wystawić 20 stycznia, o ile jednoznacznie wskaże okres „luty”.
Konsekwencje wystawienia faktury po terminie
Sankcje i obowiązki po stwierdzeniu spóźnienia
Skutki opóźnienia obejmują kilka obszarów:
- sankcje VAT – mogą sięgać do 30% zaniżenia zobowiązania lub zawyżenia zwrotu VAT,
- korekta rozliczeń – konieczna korekta JPK_V7 za właściwy okres, zapłata zaległości i odsetek,
- odpowiedzialność karnoskarbowa – grzywna do 180 stawek dziennych, przy fakturach nierzetelnych nawet do 720 stawek dziennych, a w skrajnych przypadkach kara pozbawienia wolności.
VAT rozlicza się w okresie powstania obowiązku podatkowego – nie w dacie wystawienia faktury. Prawidłowe rozliczenie w terminie znacząco ogranicza ryzyko sankcji.
Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej
Warunki i terminy dla konsumentów
Faktura dla konsumenta jest wystawiana na żądanie. Nabywca ma na to trzy miesiące, licząc od końca miesiąca dostawy/usługi lub zapłaty. Zgłoszone w miesiącu transakcji – faktura do 15. dnia kolejnego miesiąca; zgłoszone później – faktura w 15 dni od zgłoszenia.
Brak NIP (ani PESEL) po stronie konsumenta nie jest naruszeniem. Fakturę należy jednak ująć w ewidencji VAT i pliku JPK_V7.
Na fakturze muszą znaleźć się kluczowe elementy wymagane przez art. 106e. Dla ułatwienia zestawiamy je poniżej:
- data wystawienia,
- kolejny numer faktury,
- dane sprzedawcy (nazwa, adres, NIP),
- dane nabywcy (nazwa/imię i nazwisko, adres),
- data dokonania lub zakończenia dostawy/usługi – jeśli inna niż data wystawienia,
- nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
- miara i ilość towarów lub zakres usług,
- cena jednostkowa netto,
- wartość sprzedaży netto z podziałem na stawki,
- stawka i kwota VAT,
- wartość brutto.
Faktury korygujące i zasady ich wystawiania
Kiedy i jak wystawić korektę
Art. 106j nakłada obowiązek wystawienia korekty m.in. przy zmianie podstawy opodatkowania/kwoty VAT, zwrocie towarów/opakowań, zwrocie płatności lub stwierdzeniu błędu. Fakturę korygującą wystawia się niezwłocznie.
Dla korekt nie przewidziano sztywnego terminu – obowiązuje niezwłoczność oraz pięcioletni okres przedawnienia (od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku).
Rozliczenie zależy od przyczyny: korekta „wstecz” (błąd pierwotny) trafia do okresu faktury pierwotnej; korekta „na bieżąco” (nowe zdarzenie: rabat, zwrot, zmiana ceny) – do okresu wystawienia korekty.
Faktura korygująca musi zawierać wyrażenie „FAKTURA KORYGUJĄCA” lub „KOREKTA”, dane z faktury pierwotnej, datę i numer korekty oraz kwoty korekty podstawy opodatkowania i podatku z podziałem na stawki VAT.
Faktury elektroniczne i system KSeF
Reguły dla e-faktur
E-faktura ma taką samą moc jak papierowa. Wymaga akceptacji odbiorcy (wyraźnej lub dorozumianej) i musi zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność.
Nowe wymagania KSeF
Od 1 lutego 2026 roku wchodzi obowiązek korzystania z KSeF. Faktura musi mieć postać pliku XML zgodnego z urzędową strukturą (FA(3)) i zostać przesłana do systemu. Po nadaniu numeru identyfikacyjnego przez KSeF faktura uznawana jest za wystawioną.
KSeF weryfikuje formalnie dokumenty i udostępnia mechanizmy kontroli (m.in. kody QR przy udostępnianiu poza systemem). Niezmiennie obowiązuje komplet elementów z ustawy o VAT.
Praktyczne aspekty fakturowania w polskim systemie podatkowym
Faktury do paragonów fiskalnych
Od 1 stycznia 2020 r. obowiązuje zasada dotycząca paragonów i NIP. Najważniejsze reguły są następujące:
- paragon bez NIP nabywcy – nie wolno wystawić do niego faktury dla podatnika (tylko dla konsumenta),
- paragon z NIP nabywcy – umożliwia wystawienie faktury dla przedsiębiorcy,
- naruszenie reguły – grozi sankcja do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze.
Usługi ciągłe i powtarzające się
Przy rozliczeniach okresowych stosuje się szczególne zasady. W praktyce oznacza to:
- obowiązek podatkowy – powstaje z końcem każdego okresu (np. ostatniego dnia miesiąca),
- termin wystawienia – do 15. dnia następnego miesiąca,
- wcześniejsze fakturowanie – dopuszczalne, jeśli faktura wskazuje okres rozliczeniowy.
Przykład: usługi wsparcia technicznego rozliczane miesięcznie – fakturę za styczeń wystawia się najpóźniej do 15 lutego.
Sprzedaż na raty i zaliczki
Sprzedaż ratalna nie zmienia ogólnej zasady – obowiązek podatkowy powstaje w momencie dostawy, niezależnie od harmonogramu płatności. Wyjątkiem jest metoda kasowa, gdzie obowiązek powstaje z chwilą otrzymania każdej płatności.
Fakturę zaliczkową wystawia się do 15. dnia miesiąca po miesiącu otrzymania zaliczki, a obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania.